COORDINATEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER H/F

Apprentis d'Auteuil est un acteur engagé de l'économie sociale et solidaire, ?uvre d'église, qui développe des programmes d'accueil et d'accompagnement, d'éducation, de formation et d'insertion, auprès de 40 000 enfants, adolescents et 8 000 familles fragilisées, dans près de 400 établissements en France.

Vous rejoignez Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans un environnement propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action. Ensemble, bâtissons un monde plus juste.
Pour Apprentis d'Auteuil, il est indispensable de repérer au plus tôt les jeunes en situation de décrochage et d'offrir des dispositifs pertinents pour leur redonner goût à l'école.
Apprentis d'Auteuil propose une véritable alternative pour des jeunes et des familles qui n'ont pas trouvé leur place dans le système scolaire français. Pour permettre aux élèves que nous accompagnons de se construire un projet d'avenir, Apprentis d'Auteuil propose des solutions alliant approche éducative et scolarité. Nos écoles, collèges, lycées et dispositifs spécialisés offrent une réponse complète aux problématiques rencontrées par les élèves et leur famille.
L'Ensemble Scolaire Vitagliano propose à Marseille (13) la scolarisation d'enfants dès la maternelle, et jusqu'au collège. Un internat permet aux jeunes d'être accompagnés dans un environnement favorable aux apprentissages pour un retour apaisé en famille les week-ends.

Vos missions
vous assurerez la coordination administrative et financière de l'ensemble scolaire VITAGLIANO
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la Directrice du site de l'ensemble scolaire
par la suite, vous managerez le pôle administratif,
Vous êtes en lien fonctionnel avec le service des Ressources Humaines, le contrôleur de gestion, de votre périmètre région Sud Est.
vous faites partie de l'équipe de Direction.

Activités du poste :

Vous assurez la gestion, la coordination et l'animation du service administratif :

* Vous répartissez les tâches en fonction des compétences repérées et des besoins et assurer la continuité de service.
* Vous assurez la prise en charge administrative de l'établissement scolaire
* Vous assurez le montage administratif des dossiers de réponse aux appels à projet (volet administratif).
* Vous établissez les bilans financiers et pédagogiques (volet administratif)
* Vous participez à l'élaboration du budget annuel en lien avec la direction
* Vous suivez les échéances comptables en lien avec la comptable
* Vous vous assurez de la tenue de tableau de bord et le suivi budgétaire (en relation avec la comptable et le contrôle de gestion)
* Vous vous assurez le suivi des opérations sur les charges (validation des factures, demande de virement et établissement de chèques)
* Vous mettez en place et accompagner toute nouvelle procédure touchant la gestion financière (bon de commande, ordres de missions etc.)
* Vous déclenchez les Alertes pour la direction en cas de :
- Déficit des réalisations,
- Dépassement des dépenses budgétaires.
* Vous supervisez les relations avec les fournisseurs en lien avec la comptable (mise en place des contrats, suivi des réalisations des prestations, validation des factures etc.).
* Vous supervisez en lien avec la comptable les besoins du service entretien et de maintenance (commande, suivi du matériel d'entretien) en lien avec la Directrice et les services généraux PACA.

En relation avec les services Ressources Humaines de la Fondation :

* Vous établissez les contrats de travail et les déclarations d'embauches (CDI, CDD)
* Vous assurez le suivi administratif des salariés digitalisés
* Vous participez au suivi de la gestion du temps de travail.
* Vous assurez le lien avec le gestionnaire de paie de son périmètre
* Vous participez la gestion des congés et les absences (maladie ou autres motifs conventionnels) les demandes d'avance, le suivi des visites médicales, les déclarations A.T. etc.
* Vous suivez avec la comptable le volet administratif et financier du Plan de formation avec le service formation régional Sud Est.

Pour les enseignants en lien avec l'autorité académique :

* Vous réalisez les déclarations d'absence et les demandes de suppléance/remplacement des enseignants sous contrat sur les outils informatiques dédiés
* Vous réalisez les demandes de formation des enseignants sous contrat dans l'outil informatique dédié.
* Vous réalisez la mise à jour des salaires sous contrat dans l'outil de paye.
* Vous suivez les heures de délégation des enseignants sous contrat ayant un mandat de représentation du personnel

Nos avantages

• 23 jours de RTT / congés payés supplémentaires
  
• Prime de cooptation
• Politique familiale avantageuse
• Forfait mobilité durable

Votre profil
De Formation bac +3 à 4 dans le domaine administratif, gestion ou RH
Avec une expérience idéalement de 3 ans dans un poste similaire

Compétences :
* Connaître les outils de gestion, assistanat, RH
* Connaître le champ institutionnel, la règlementation et les modes de fonctionnement et de financement
* Posséder une bonne culture juridique et administrative
* Connaître les règles comptables

Le savoir-faire technique et méthodologique
* Mettre en place des outils de gestion et de suivi de l'activité
* Répondre aux appels d'offres (partie administrative)
* Maîtriser les procédures et les règles d'achat
* Maîtriser le logiciel de gestion de temps
* Etablir des bilans et des comptes rendus d'activités
* Alerter et déclencher des points de vigilance

Le savoir-faire comportemental
* Analyser, synthétiser
* Animer une équipe

Ce poste est vraiment fait pour vous si

Vous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance.

Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous proposons, alors il est temps de postuler. Nous avons hâte de vous rencontrer !

Notre processus de recrutement
1er entretien avec le responsable RH et directrice de l'établissement
2ème entretien avec Directeur régional adjoint de la Région Sud Est